Wed22082018

Lần cập nhật cuối12:49:31 AM GMT

Xác định và phân lọai thông tin

Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào.

Phân loại theo mục đích, mục tiêu của thông tin

Trước hết chúng ta cần biết mục đích, mục tiêu của các thông tin là gì? Có những thông tin chúng ta đang sử dụng nhưng chẳng để làm gì, tức là chúng ta đang phí phạm các nguồn lực về thời gian, tiền bạc…cho việc tạo ra các thông tin đó. Các loại thông tin gồm có:

Các thông tin đầu vào (input)

Các thông tin đầu ra

Các thông tin đánh giá công việc:

Bảng tổng hợp thông tin là phần quan trọng nhất của quản trị thông tin. Trong phần lý do của bảng tổng hợp thông tin, chúng ta phải diễn giải tính khả thi của thông tin đó:

Mức độ quan trọng của thông tin là gì?

Mức độ ưu tiên của các loại thông tin.

Mỗi bộ phận nên duy trì một danh mục biểu mẫu đang được sử dụng. Về nguyên tắc mỗi biểu mẫu phải được diễn giải cách thức sử dụng trong một quy trình, quy định nào đó. Phần định mức chỉ ra rằng nhu cầu sử dụng trung bình của bộ phận để có số lượng bản in phù hợp.

Bộ phận nào cần duy trì một file chứa tất cả các biểu mẫu đang sử dụng của bộ phận đó. Ngoài cùng của file là danh mục các biểu mẫu của bộ phận. Các biểu mẫu trong file nằm trong các “bìa trong” riêng biệt, và phải nằm theo thứ tự để có thể photo khi cần thiết. Nên duy trì một danh mục các biểu mẫu theo thứ tự có sẵn sàng trong máy để photo khi cần thiết. Hãy đảm bảo rằng, người khác có thể truy cập folder biểu mẫu này để sử dụng khi cần thiết.

Các tiêu thức phân loại khác:

Thông tin lặp lại hay không lặp lại

Thông tin quá khứ, hiện tại, và tương lai

Thông tin chủ động hay thụ động

Thông tin bên trong hay bên ngoài