Một quy trình XK hoàn chỉnh sẽ giúp DN tiết kiệm được thời gian, nhân lực trong hoạt động XK, đồng thời góp phần không nhỏ trong thành công của hoạt động này. CTM xin giới thiệu quy trình XK hoàn chỉnh dưới đây.

Bước 1: Gửi email

Sau khi có được đề nghị đặt mua hàng của khách hàng, DN XK và đối tác nước ngoài trao đổi những thông tin cơ bản đầu tiên thông qua email. Đây là bước tạo tiền đề cho giao dịch trong tương lai và tạo dựng hình ảnh ban đầu với đối tác.

Bước 2: Gửi hàng mẫu

Sau khi nhận được những thông tin cần thiết, phía đối tác sẽ yêu cầu DN gửi hàng mẫu cụ thể. Hàng mẫu phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chí của khách hàng về chất lượng, quy cách, kích thước, kỹ thuật, màu sắc... Đối với những mặt hàng có tính quy chuẩn (gạo, tinh bột sắn, sắt thép...) thì không cần bước này.

Bước 3: Đàm phán

Sau khi đối tác chấp nhận hàng mẫu và hài lòng về tiêu chuẩn kỹ thuật của sản phẩm, hai bên sẽ đàm phán về các điều khoản trong hợp đồng như giá thành, thời gian sản xuất, địa điểm giao hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển…

Bước 4: Gặp đối tác

Đối với các hợp đồng lớn hoặc đối tác có thiện chí hợp tác lâu dài, họ sẽ sang Việt Nam để thăm quan nhà máy, quy trình sản xuất, cách thức làm việc và quy mô của DN. Đây là bước tạo niềm tin cho hợp đồng sắp tới và hợp tác trong tương lai.

Bước 5: Ký hợp đồng

Đây là một trong những bước quan trọng nhất của quy trình XK, sau khi hai bên cùng thống nhất với các điều khoản, hợp đồng sẽ được ký qua fax hoặc ký tại Việt Nam nếu đối tác sang.

Bước 6: Mở thanh toán quốc tế

Đối tác sẽ mở thủ tục thanh toán quốc tế theo như thoả thuận đã ký trong hợp đồng bằng hình thức L/C, D/P, ngân hàng sẽ báo có sau khi đối tác mở thanh toán quốc tế từ 3 - 7 ngày; DN cần kiểm tra các chứng từ có giá xem nội dung có đúng như trong thoả thuận, cần thông báo với đối tác để chỉnh sửa ngay nếu các điều kiện thanh toán không đúng theo thoả thuận. DN cần xác nhận chứng từ có giá đối với những hợp đồng có giá trị lớn, hoặc mở tại những ngân hàng chưa có uy tín. Đối với những hợp đồng có điều khoản thanh toán T/T, khách hàng sẽ giao tiền ngay khi ký hợp đồng, hoặc chuyển khoản. (Lưu ý, nếu tiền không đi qua ngân hàng thì công ty bạn sẽ không được hoàn thuế VAT.).

Bước 7: Sản xuất

DN bắt đầu đi vào sản xuất khi xác nhận được thanh toán quốc tế. DN cần hết sức chú ý đến chất lượng sản phẩm và thời gian giao hàng, ngoài ra thường xuyên gửi ảnh và thông báo tiến độ sản xuất cho đối tác. DN cần lập đội KCS và gửi quy trình kiểm hàng cho đối tác để tạo được niềm tin. Sau khi công việc sản xuất hoàn tất, đối tác sẽ chỉ định công ty kiểm hàng hoặc tự kiểm hàng. DN đóng gói theo yêu cầu của khách hàng. Tất cả phải được hoàn tất trước thời hạn hợp đồng và thời hạn thanh toán quốc tế.

Bước 8: Vận tải nội địa

Hàng hoá được đóng vào container cung cấp đúng theo số lượng đã ký kết với khách hàng trong hợp đồng và được vận chuyển ra cảng. Trước khi hàng ra tới cảng XK, hàng hoá phải có đầy đủ bộ chứng từ, như: Chứng nhận xuất xứ hàng hoá; giấy chứng nhận về kiểm định hàng hoá (đối với các nước ASEAN), hun trùng (hàng mây tre lá, mùn cưa, gỗ...); kiểm dịch thực vật; hoá đơn... Công việc này thường được các công ty vận tải trong nước làm giúp DN.

Bước 9: Vận tải quốc tế

Nếu trong hợp đồng là DN bán C&F, hoặc CIF, hàng hoá sẽ được đưa đến cảng và lên tàu trước ngày cuối cùng ghi trong chứng từ thanh toán quốc tế. Công tác vận tải đường biển sẽ được các công ty vận tải và các hãng tàu đảm nhiệm. Khi hàng cập cảng đến, các tàu sẽ tự động thông báo với khách hàng để làm thủ tục nhập hàng.

Bước 10: Gửi chứng từ thanh toán

Sau khi tàu chạy, DN đem toàn bộ hồ sơ chứng từ của lô hàng XK đến ngân hàng mà DN đăng ký tài khoản để xin thanh toán quốc tế. Công việc đó, nếu DN không tự làm được thì có thể uỷ nhiệm cho các công ty vận tải trong nước làm giúp. Toàn bộ nội dung của bộ chứng từ phải hoàn toàn chính xác so với chứng từ có giá của ngân hàng thì việc thanh toán sẽ đỡ mất thời gian của DN.

Bước 11: Nhận tiền

Từ 7 - 10 ngày, sau khi ngân hàng duyệt bộ chứng từ của DN, tiền sẽ được chuyển về tài khoản của DN một cách đầy đủ (thường áp dụng đối với các trường hợp thanh toán L/C). Đối với trường hợp thanh toán T/T, khách hàng sẽ chuyển tiền khi hàng lên tàu hoặc cập cảng đến, điều này tuỳ thuộc vào điều kiện trong hợp đồng XK.